Erasmus MC : Inspecties

1. Inleiding
De Stralingsbeschermingseenheid (SBE) voert op afdelingen waar handelingen met stralingsbronnen worden uitgevoerd peiodieke inspecties uit naar de stralingshygiene. Tijdens deze inspecties controleert de SBE op diverse onderdelen of wordt voldaan aan de voorschriften van de Kernenergiewet en haar besluiten, overheidsrichtlijnen, de aan de afdeling verleende schriftelijke interne toestemming(en) en de stralingsbeschermingsvoorschriften van het Erasmus MC. de inspecties worden per vigerende schriftelijke interne toestemming ten minste een maal per jaar uitgevoerd. Naast de vergunde radiologische handelingen en de daaraan verbonden stralingsbescherming worden ook alle in de SIT vermelde ruimte(n) en radiologische faciliteiten geinspecteerd.

2. Voorbereiding en uitvoering van de inspectie
De inspectie wordt enkele weken vooraf in overleg met de verantwoordelijk lokaal stralingsdeskundige (LSD) gepland. De inspectie wordt uitgevoerd door twee stralingsdeskundigen van de SBE, die hierbij inspectieformulieren gebruiken zie de pagina "Formulieren". Van de LSD wordt verwacht dat hij de inspectie voorbereidt en daarbij aanwezig is. Hij dient er voor zorg te dragen dat de stralingsbronnen, de radiologische ruimten - en indien van toepassing ook de nevenruimte(n) - kunnen worden geinspecteerd en de lokale administraties toegankelijk zijn.

3. Informatieverstrekking over en afhandeling van de inspectie
De conclusies van de inspectie worden op schrift gesteld en samen met de inspectieformulieren binnen enkele weken na d einspectie naar de leidinggevende en de LSD van de geinspecteerde afdeling gestuurd. De geconstateerde gebreken (verzamelnaam voor afwijkingen, tekortkomingen en overtredingen) zijn voorzien van een aantal punten. De som van de punten en de eventuele consequenties zijn vermeld in de brief. Indien de som van het aantal punten groter is dan een vastgestelde grenswaarde wordt een handhavingstraject gestart.

4. Puntensysteem en handhaving
Bij de inspectie wordt getoetst of men voldoet aan de voorschriften. Aan de gebreken zijn vooraf punten toegekend. Het aantal punten is afhankelijk van de ernst van het gebrek en ligt tussen de 1 en 25 punten per gebrek. Na afloop van de inspectie worden de punten per verleende gesommeerd. Indien de som van het aantal punten kleiner is dan 25 vindt geen handhaving plaats. Als de som groter is dan 400 punten worden onmiddelijk handhavingsmaatregelen genomen. In het tussenliggende gebied start de SBE een handhavingsprocedure waarvan de afhandelingstermijn en de aard en omvang van de (tijdelijk) opgelegde beperkingen afhankelijk zijn  van het puntenaantal. De relatie tussen het aantal punten en de handhaving is kort weergegeven in Tabel 1. Binnen de in de tabel gestelde termijn dient de afdeling de gebreken zo ver op te heffen dat het resterende aantal punten kleiner is dan 25 punten. Indien een afdeling hieraan niet kan voldoen, dient deze afdeling binnen de gestelde termijn een door de SBE geaccordeerd plan van aanpak te bezitten.

Tabel 1  Relatie tussen de start van de handhaving en het aantal punten bij een periodieke SIT-inspectie

(*) Gebreken dienen altijd te worden opgeheven. Indien een geconstateerd gebrek niet wordt opgeheven, leidt dit gebrek bij volgende inspecties (binnen maximaal 5 jaar) tot een handhavingsprocedure.

De geconstateerde gebreken en de bijbehorende punten zijn terug te vinden op de inspectieformulieren. Bij de vastgestelde gebreken die ook bij een volgende periodieke inspectie niet zijn opgeheven, wordt het puntenaantal met een tijdfactor 2 tot de macht k vermenigvuldigd. De variabele k is hierbij gelijk aan het aantal jaren dat een gebrek bestaat. Het gebruik van de tijdfactor leidt ertoe dat bij voortduring van een gebrek na een periode 1 tot maximaal 5 jaar een handhavingsprocedure wordt gestart. Op de inspectieformulieren is deze tijdfactor vermeld, indien van toepassing.

Wijzigingen in wet- en regelgeving kunnen in de loop der tijd ertoe leiden dat het aantal punten van een gebrek verandert. Deze wijzigingen worden niet met terugwerkende kracht aangebracht.

Ook kunnen bij opeenvolgende periodieke inspecties andere aspecten worden geïnspecteerd, zodat de omvang van de puntenlijst wijzigt.

5. Na-inspectie
De SBE voert bij afdelingen waarvan de inspectie per SIT resulteerde in 25 of meer punten na-inspecties uit. Een na-inspectie vindt plaats nadat de in de brief vermeldde termijn is verlopen. Tijdens de na-inspectie controleert de SBE of de geconstateerde gebreken zijn opgeheven (tijdens de na-inspectie wordt geen gebruik gemaakt van de tijdfactor). Indien bij de na-inspectie blijkt dat de afdeling de geconstateerde gebreken niet of slechts onvoldoende heeft opgeheven en ook niet over een door de SBE geaccordeerd olan van aanpak beschikt, start de SBE onmiddelijk een handhavingsprocedure.

6. Handhavingsprocedure
Indien een afdeling in gebreke blijft bij het herstellen van de geconstateerde gebreken, volgt een handhavingstraject. Het handhavingstraject kan o.a. de volgende consequenties hebben:

• De verleende schriftelijke interne toestemming (SIT) wordt (tijdelijk) ingetrokken,
• De ruimte met gebreken wordt (tijdelijk) opgeheven als radiologische ruimte,
• Het aantal en/of de omvang van de vergunde stralingstoepassingen wordt (tijdelijk) beperkt,
• Stralingsbronnen worden (tijdelijk) ingenomen door de SBE,
• Radiologische handelingen worden onmiddelijk stilgelegd.

Tijdens de looptijd van een handhavingsprocedure wordt de behandeling van een aanvraag van de afdeling voor het verkrijgen van een nieuwe schriftelijke interne toestemming tijdelijk stilgelegd. Aanvragen van werknemers van die afdeling voor toelating tot de radiologische handelingen worden tijdelijk niet in behandeling genomen. Kosten die voortvloeien uit handhavingsprocedures worden doorbelast aan de afdeling.