Naar topnavigatiemenu Naar hoofdnavigatiemenu Naar hoofdinhoud

Het Congresbureau

Wij organiseren nationale en internationale congressen, (nascholings-)cursussen, symposia en andere zakelijke bijeenkomsten

 

Het Congresbureau

Over Het Congresbureau

Het Congresbureau, onze naam zegt het al, is gespecialiseerd in het organiseren van congressen: bijeenkomsten waarbij het uitwisselen en samenbrengen van kennis centraal staat. Dat doen we in elke vorm, van cursus tot evenement en in elke omvang, van 10 tot 10.000 deelnemers.

Met onze knowhow kunnen we het samenbrengen van kennis op alle mogelijke manieren faciliteren. Van communicatie tot registratie en van logistiek tot administratie; we adviseren u graag over een effectieve invulling. Bovendien nemen we u de zorg voor de organisatie uit handen. Zo kunt u zich volledig richten op de inhoud van het programma.

Als onderdeel van het Erasmus MC organiseren we veel congressen op het gebied van de gezondheidszorg en (bio-)medische wetenschappen, maar we werken ook regelmatig voor opdrachtgevers buiten de medische sector. We zijn een Erkend Congresbedrijf, wat betekent dat we consequent kwaliteit en zekerheid bieden als het gaat om het organiseren van congressen.

We hebben dus een naam hoog te houden. Het is een uitdaging die we graag aangaan. Of u nu de hele organisatie aan ons wilt overlaten of slechts een onderdeel, we zijn altijd gemotiveerd om u van dienst te zijn. We heten niet voor niets Het Congresbureau. Het is een belofte, die we dagelijks waarmaken.  

Werkwijze

Waar begin je bij het organiseren van een congres? Het realiseren van een congres bestaat uit zoveel facetten dat het soms moeilijk is om de focus te bepalen. Het Congresbureau helpt u daarbij. Wij brengen vooraf, samen met u, het hele proces en uw specifieke wensen in kaart. Zo weet u precies hoe u de organisatie het beste kunt aanpakken.

Hier start onze dienstverlening. Maar het is helemaal aan u om te bepalen waar onze inzet ophoudt. U kunt de gehele organisatie aan ons overlaten of slechts een onderdeel. Wij zijn zeer flexibel en staan altijd open voor uw ideeën over de verdeling van de organisatorische taken. Wilt u bepaalde onderdelen van het proces zelf uitvoeren? Geen enkel probleem. Wij maken graag een offerte op maat.

Daarbij hanteren we scherpe tarieven. Dankzij ons netwerk binnen de stad Rotterdam kunnen wij goede prijsafspraken voor u maken. Voor onze opdrachtgevers binnen het Erasmus MC geldt bovendien dat ze geen 21% BTW over onze dienstverlening betalen. Een aanzienlijk voordeel. 

Dienstverlening

Als Het Congresbureau bewijzen we dagelijks onze deskundigheid op de volgende onderdelen:

Locatie
Een goede locatie is essentieel voor de uitstraling van uw congres. Wij hebben veel kennis van geschikte locaties in Rotterdam en omstreken. Zo kunnen we u goed adviseren over een passende ruimte. Daarnaast kunnen we ook zorgdragen voor de catering, audiovisuele ondersteuning en aankleding.
- Locatieadvies en reserveringen
- Catering
- Audiovisuele ondersteuning
- Aankleding en bewegwijzering

Promotie
Een hoge opkomst is medebepalend voor het succes van uw congres. Het is dus belangrijk dat u uw doelgroep weet te bereiken. Desgewenst stellen we een communicatieplan op en begeleiden we de inzet van de verschillende middelen. Dit doen we in samenwerking met een aantal vaste creatieve partners.
- Grafisch ontwerp promotiemateriaal
- Huisstijlontwikkeling
- Ontwikkeling en vormgeving website
- Social media
- Congres app

Financiën
Zonder een gedegen begroting geen succesvol congres. Het opstellen, bewaken en bijstellen van de congresbegroting kunt u met een gerust hart aan ons overlaten. Wij zijn zeer ervaren op dit gebied en kunnen u zodoende ook adviseren over mogelijke valkuilen.
- Opstellen, bewaken en bijstellen projectbegroting
- Eigen bankrekeningnummer
- Online betaalfaciliteit (iDEAL, creditcard)
- Afsluiten contracten met toeleveranciers
- Debiteuren- en crediteurenadministratie

Sponsoring & Subsidies
Om een congres te realiseren is vaak financiële ondersteuning van buitenaf nodig. Wij helpen u graag bij het opstellen van sponsorpakketten en/of het informeren van potentiële sponsoren. Uiteraard kunnen we u ook adviseren over en assisteren bij het aanvragen van subsidies.
- Samenstellen pakketten
- Expositie
- Contract en facturatie
- Subsidie

Abstracts
Abstracts zijn vaak een belangrijk onderdeel van het wetenschappelijk programma. Wij regelen de contacten met auteurs, reviewers en de wetenschappelijke commissie door middel van een speciale online tool. Met behulp van deze tool zorgen we ervoor dat dit hele traject efficiënt en overzichtelijk verloopt. 
- Online tool voor indienen en reviewen
- Secretariaat (auteurs, reviewers en wetenschappelijke commissie informeren, bevestigen, etc)
- Programmaboek
- (E) posters

Bezoekers
De communicatie met deelnemers en sprekers voorafgaand aan de bijeenkomst is medebepalend voor de ervaring en beleving. Wij zijn als congressecretariaat het aanspreekpunt. We verzorgen de (online) registraties, innen de deelnemersgelden, reserveren de hotelkamers en regelen de congresmaterialen.
- Secretariaat (informeren, bevestigen, factureren, correspondentie)
- (Online) registratiesysteem voor deelnemers en sprekers
- Accreditatie
- Hotelreserveringen
- Congresmaterialen (badges, tassen, certificaten, pennen, etc.)

Onsite
Het meest zichtbare deel van de organisatie: het congres zelf. Wij stellen hier een volledig draaiboek voor op en dragen vervolgens zorg voor de coördinatie en regie van de uitvoering.
- Coördinatie opbouw, inrichting en uitvoering
- Ontvangst
- Onsite registratie en betalingen
- Begeleiding sprekers en sponsoren
- Centraal aanspreekpunt

Netwerk


Rotterdam Partners
Het Congresbureau is al jaren partner van Rotterdam Partners, het officiële promotieorgaan ter versterking van de Rotterdamse en regionale economie. Het bevestigt en verstevigt onze plaats binnen ons locale netwerk. Wij onderhouden goede banden met hotels, congreslocaties, cateraars en audiovisuele bedrijven, wat zich vertaalt in scherpe prijsafspraken en soepele logistiek.

Meeting Professionals International
Sinds 2011 is het Congresbureau lid van MPI. MPI staat voor Meeting Professionals International en is een beroepsvereniging die zich ten doel stelt om ons vakgebied in het algemeen en de 'meeting professional' in het bijzonder, te ontwikkelen. Om dat effectief te bewerkstelligen heeft MPI haar leden ondergebracht in verschillende afdelingen waarvan Nederland er één is. 

Het team

Miranda Buis, Coördinator
T: +31 (0)10 - 704 38 80

Nanny van Dijk, Office Manager
T: +31 (0)10 - 704 38 78

Marie Louise Bot, Senior Conference Manager
T: +31 (0)10 - 704 38 81

Soeja de Groot, Senior Conference Manager
T: +31 (0)10 - 704 36 69

Henrike van den Hengel, Conference Manager / Course Coordinator
T: +31 (0)10 - 704 48 27

Ineke Marks, Assistant Conference Manager
T: +31 (0)10 - 704 38 79

Sanne Ruseler, Assistant Conference manager
T: +31 (0)10 - 703 16 21

Congres agenda

Erasmus Value Base HealthCare Course 2021

23-27 August 2021
WTC Rotterdam

  

Location

World Trade Center (WTC) Rotterdam

 

Online registration

More information

 

Contact

Miranda Buis and Ineke Marks

P: +31 (0)10 - 704 38 79

E: evbhc.course@erasmusmc.nl

 

 

Lof der Geneeskunst

1 oktober 2021
De Doelen, Rotterdam

Doelgroep
Alle geïnteresseerden

Registratie
volgt z.s.m.

Contact
Henrike van den Hengel

T: +31 (0)6 - 21 00 04 46
E: lofdergeneeskunst@erasmusmc.nl 

Ontwikkelingen in de Geneeskunde

18 & 19 november 2021

Doelgroep
Huisartsen, huisartsen in opleiding en andere belangstellende specialisten

Locatie
Congrescentrum De Doelen, Rotterdam

Online inschrijving

Contact en informatie (programma)

Marie Louise Bot
E: m.bot@erasmusmc.nl

 

Programma

Klik hier voor het programma van Ontwikkelingen in de Geneeskunde op 18 & 19 november 2021.

46e Erasmus Endocrinologie Cursus

24-26 november 2021 

Locatie
Van der Valk Eindhoven

Online registratie
volgt z.s.m.

Meer informatie

Contact
Miranda Buis

T: +31 (0)10 - 704 38 80
E: m.a.buis@erasmusmc.nl

Programma

De invulling en thema’s van het programma worden in een later stadium bekend gemaakt.

 

Woensdag 24 november 2021

12:30  | ontvangst en registratie
13:30  | aanvang programma incl. middagpauze
18:30  | borrel en diner

 

Donderdag 25 november 2021

08:00  | ontvangst en registratie
08:30  | aanvang programma incl. ochtendpauze
13:00  | lunch
14:00  | vervolg programma incl. middagpauze
19:00  | borrel en diner

 

Vrijdag 26 november 2021

08:00  | ontvangst en registratie
08:30  | aanvang programma incl. ochtendpauze
13:00  | lunch
14:00  | einde programma

 

 

 

Cursus agenda

Cursusaanbod Erasmus MC Onderwijsbeleid en -Advies

Referenties

Opdrachtgevers

Onze opdrachtgevers vertrouwen al meer dan 30 jaar op de kennis en kunde van de medewerkers van het Congresbureau. Gezamenlijk heeft ons team meer dan 90 jaar ervaring met de organisatie van congressen. Als onderdeel van het grootste academisch medisch centrum van Nederland zijn we goed ingevoerd in de bedrijfscultuur en weten welke omgangsvormen binnen de wetenschappelijke wereld gewaardeerd worden.

We hebben tevreden tot zeer tevreden klanten:
Onze opdrachtgevers waarderen onze dienstverlening gemiddeld met een 8.
En daar zijn we uitermate trots op! 

Wat zeggen onze klanten?

6th International FOHNEU congress New Occupational Health Horizons

“De samenwerking tussen de Nederlandse organisatiecommissie en het congresbureau en dan met name de congresmanager is van onschatbare waarde geweest.” 
Gerard Michorius, President V&VN Occupational Health Nurses
    

45th Annual Meeting of the European Society for Dermatological Research

“Ik wil jullie hartelijk bedanken voor de plezierige samenwerking in de afgelopen jaren en de zeer professionele begeleiding die we bij het organiseren van dit congres van jullie hebben gehad. Daarbij wil ik de beide congresmanagers complimenteren met hun inzet en ondersteuning bij de voorbereiding van dit congres en op de congresdagen zelf, die gemaakt heeft dat dit congres zo succesvol heeft kunnen verlopen.”
Prof. dr. Maarten H. Vermeer, hoogleraar klinische dermatologie, LUMC

11th World Congress of Bioethics

"Wij moesten in het begin aan elkaar wennen, ik als overall aanspreekpunt van de organisatie van het congres, en de congresmanager van het congresbureau, en daardoor was de communicatie in het begin erg aftastend, maar gaandeweg is de communicatie zeer effectief en zeer prettig verlopen op alle fronten: meedenken, beschikbaarheid, bereikbaarheid, ook in details meedenken, helpen besluiten nemen, oplossingsgericht"
Mr. Hannie Aartsen, onderwijscoördinator, Erasmus MC

PNS/International Inflammatory Neuropathy Consortium Meeting

"Het Erasmus Congresbureau denkt actief met je mee en helpt geweldig om een uitstekend congres te organiseren" 
Prof. Dr. Pieter van Doorn, hoogleraar neurologie, Erasmus MC

Cardiology and Vascular Medicine - An ESC Update Programme in Cardiology

"Plezierige samenwerking, erg geschikt voor de wat grotere symposia, kleinere bijeenkomsten organiseren we zelf" 
Prof. Dr. Felix Zijlstra, hoogleraar cardiologie, Erasmus MC

8th Nutrimenthe Symposium 

"Verrassend en aangenaam competent vooral op logistiek terrein" 
Prof. Dr. Henning Tiemeier, hoogleraar psychiatrische epidemiologie, Erasmus MC

Lof der Geneeskunst

"Plezierig, collegiaal, deskundig. Precies volgens verwachting en zoals het hoort" 
Hélène Slinkert, communicatieadviseur, Erasmus MC

Erasmus Endocrinologie Cursus

“Gewoon dik tevreden”
Prof.dr. Aart Jan van de Lely, hoogleraar endocrinologie, Erasmus MC

Nascholingen Hematologie

"Goed en flexibel" 
Anke Vink, IC verpleegkundige, Erasmus MC

Basiscursus Regelgeving en Organisatie voor Klinisch Onderzoekers (BROK)

"Prima samenwerking. Heel tevreden" 
Joyce Beekman, secretaresse onderwijsbeleid, Erasmus MC

Querido Lezingen

 "Altijd als zeer plezierig, geven je het gevoel samen in het Erasmus MC aan iets te werken"
Dr. W.W. van den Broek, Psychiater & Opleidingsdirecteur Geneeskunde Erasmus MC

'Arbeidsmarktperspectieven in de zorg van morgen - verbinden en samenwerken in de regio Rijnmond' 

"Prima, to-the-point. Goed thuis in regio Rotterdam. Correcte samenwerking" 
Marita Dogterom

Masterclass Nurse practitioners en zorgonderzoekers 

"Prettig, laagdrempelig, klantgericht" 
Gerard Brekelmans MSc, coördinerend opleider unit Training & Ontwikkeling

Congres Kenniscentrum Patiëntveiligheid 

"De samenwerking met het Congresbureau verloopt op een uiterst professionele en deskundige wijze in een prettige informele sfeer"
Drs. Joke Vermeeren, Stafadviseur / Coördinator Kenniscentrum Patiëntveiligheid

Quicklinks

Heeft u vragen?

Met vragen of opmerkingen kunt u terecht bij ons secretariaat:

Contactformulier